Optimisez votre productivité : synchronisez Outlook avec votre boîte mail !

Vous avez toujours besoin de la fonction « Synchroniser Outlook » lorsque vous souhaitez avoir accès à toutes vos données Outlook à partir de différents appareils ou de différentes applications. Synchroniser signifie « aligner automatiquement » ou « mettre tout à jour ».

Cela signifie que toutes les modifications de votre  boite mail que vous effectuez sur un appareil sont également affichées sur tous les autres appareils ou applications. Dans cet article, nous verrons comment optimiser votre productivité en synchronisant Outlook avec votre boîte mail.

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Le plus simple est de synchroniser Outlook via un compte Exchange

La plupart des entreprises comptant plusieurs collaborateurs utilisent un « serveur Exchange » comme programme de groupware. Ce logiciel est installé sur le serveur de l’entreprise et permet de distribuer, de gérer et de stocker des données entre plusieurs utilisateurs. Ainsi, il sera facile de procéder à une synchronisation outlook.

Si vous possédez un tel compte de messagerie professionnelle Microsoft Exchange, toutes les données Outlook (tâches, e-mails, calendrier, contacts, notes) sont toujours automatiquement enregistrées également sur le serveur Exchange. Outlook et le compte Exchange se synchronisent donc en permanence.

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C’est précisément ce qui permet d’une part de collaborer sur des fichiers partagés et constitue en même temps la base de la synchronisation entre deux applications Outlook sur différents appareils. Pour cela, il suffit d’utiliser Outlook sur les deux appareils et d’avoir accès au même compte Exchange.

Ajouter un compte Exchange dans Outlook sur votre PC

Dans le menu Outlook de l’ordinateur cible à synchroniser (PC Windows ou Mac), cliquez sur « Fichier ».

Cliquez ensuite sur « Paramètres du compte ».

Ici, vous pouvez gérer, ajouter et supprimer tous les comptes de messagerie.

Cliquez maintenant dans l’onglet « E-mail » sur → Nouveau.

Indiquez maintenant l’adresse e-mail du compte que vous souhaitez ajouter. Mettez ensuite les autres données dont vous avez encore besoin, comme par exemple (le nom d’utilisateur, le mot de passe et éventuellement le nom du serveur Exchange. Vous obtiendrez ces informations auprès de l’administrateur de votre compte ou de la personne qui a créé votre compte de messagerie).

Comment synchroniser Outlook avec Gmail ?

Votre entreprise peut continuer à utiliser des produits Microsoft tels qu’Outlook, mais vous souhaitez peut-être utiliser simultanément Gmail ou d’autres produits de l’espace de travail Google. Vous pouvez synchroniser votre compte Gmail et Outlook de manière très pratique.

Si vous migrez Outlook ou des produits Microsoft vers G Suite, il existe des méthodes simples pour transférer tous vos messages et toutes vos informations vers G Suite.

Votre entreprise peut continuer à utiliser des produits Microsoft tels qu’Outlook, mais vous souhaitez peut-être utiliser simultanément Gmail ou d’autres produits de l’espace de travail Google. Vous pouvez synchroniser votre compte Gmail et Outlook de manière très pratique.

Si vous migrez Outlook ou des produits Microsoft vers G Suite, il existe des méthodes simples pour transférer tous vos messages et toutes vos informations vers G Suite.

Comment activer le protocole IMAP pour Gmail ?

Pour que le processus de synchronisation fonctionne avec Outlook, vous devez d’abord modifier quelques paramètres du client de messagerie Gmail. La première étape consiste à activer le protocole IMAP pour Gmail. Il s’agit d’un protocole de messagerie qui permet d’accéder aux messages et de les manipuler.

Voici comment procéder :

• Connectez-vous à votre compte Gmail.
• Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage pour accéder aux paramètres.
• Cliquez sur l’onglet « Transfert et POP/IMAP ».
• Faites défiler la page jusqu’à l’accès IMAP et assurez-vous que l’option « Activer IMAP » a été cochée. Si c’est déjà le cas, vous n’avez rien à faire.
• Cliquez sur Enregistrer les modifications. Ce bouton se trouve en bas de l’écran.
• Une fois que vous avez terminé, vous pouvez ajouter votre adresse Gmail à votre plateforme Outlook.

L’ajout d’extensions Gmail telles que Right Inbox permet aux utilisateurs de mieux exploiter leur compte de messagerie. Automatisez les suivis, suivez les e-mails, créez des modèles d’e-mails ou ajoutez des notes aux e-mails.

Étape 1 : Ouvrez votre compte de messagerie Outlook.

Étape 2 : Allez dans Fichier, puis dans Paramètres du compte.

Étape 3 : Une fois la boîte des paramètres du compte ouverte, cliquez sur Nouveau.

Étape 4 : Sélectionnez Compte de messagerie et cliquez sur Continuer.

Étape 5 : Confirmez que vous avez sélectionné la bonne adresse Gmail et cliquez sur « Autoriser ».

Étape 6 : Vous recevrez une confirmation de l’ajout de votre compte Gmail. Vous pouvez désormais envoyer et recevoir un courrier électronique à partir de ce compte Gmail dans Outlook.