Comment gérer les adhésions dans une association ?

Quelle que soit la méthode que vous employez pour enregistrer les adhésions de vos membres sur votre base de données, une gestion défaillante des différentes informations relatives à vos adhérents vous empêchera de les utiliser à bon escient. Voici alors quelques conseils pratiques pour la gestion de ces données.

Attribuez la gestion de la base de données à une seule personne

D’une manière générale, l’entrée dans une association s’opère sur simple demande, avec l’accord de ses membres de droit. Si vous souhaitez en savoir plus sur les adhésions à une association, vous pouvez vous référer au site Helloasso.com. Compte tenu du mode de fonctionnement et des modalités d’adhésion, une association peut comporter plus d’une centaine de membres. Gérer les adhésions de tous vos membres afin que leurs données soient utiles en temps voulu, implique de nommer quelqu’un comme manager de la base de données, développeur associé ou administrateur CRM (customer relationship management). Quel que soit le titre que vous donnerez au poste, son rôle n’est pas forcément technique, mais sa mission est primordiale. Cette personne sera en charge de la base de données, avec pour rôles de :

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• Former les autres salariés et les bénévoles de l’association.
• Aider les bénévoles.
• Gérer la base de données et garantir la qualité de ces informations (pas d’erreurs de saisie, pas de doublons, etc.).

Si vous avez une petite association, ce rôle peut être assumé par une personne ayant déjà la charge d’autres missions. Il faut souligner que tous les membres sont concernés par la gestion de l’association.

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Mettez en place des procédures au sein de l’association

La personne qui est responsable de la base de données ne doit pas travailler seule. Elle doit toujours travailler en étroite collaboration avec les bénévoles, afin de mettre en place les procédures adaptées. Il est nécessaire de créer des procédures à suivre :

• Qui peut voir, modifier et saisir des informations sur la base de données ?
• Qui a pour rôle de sauvegarder la base et à quelle fréquence ?
• Quelles sont les différentes règles en termes de segmentation de la base de données ?
• Comment gérer les membres qui ont plusieurs rôles ou titres au sein de l’association ?

Il existe de nombreuses procédures que vous pouvez créer pour faire fonctionner au mieux l’organisation et pour gérer la base de données. Plusieurs solutions s’offrent à vous, vous devez seulement vous assurer que toutes les personnes qui pourront accéder à la base de données suivent les procédures que vous avez mises en place. Obtenir une uniformité des données saisies vous permettra d’avoir une base de données de qualité. Les procédures vous permettront en même temps de garantir une bonne gestion de l’association.

Instaurez des règles de saisie

L’étape de la conception de la maquette de votre base de données est très importante. Elle consiste à déterminer l’ensemble des éléments que vous devez enregistrer sur les adhérents. Quel type de données espérez-vous récolter ? Quelles informations vous paraissent absolument nécessaires ou au contraire facultatives ?

Si vous collectez des numéros de téléphone ou des adresses courriel par exemple, vous pourrez utiliser un logiciel capable de détecter les erreurs de saisie.

Afin de faire des recherches, toutes les informations doivent être normées. Si par exemple, vous demandez à tous vos membres leurs disponibilités et que votre saisie est sans aucune contrainte, vous aurez certainement des réponses hétérogènes comme : 2h, 2 heures ou deux heures. Quand vous ferez par la suite une recherche des personnes disponibles 2 heures, vous ne les retrouverez pas toutes.

Pour éviter ce problème, il est plus judicieux de mettre en place une liste déroulante telle que « 1 heure », « 2 heures », « 3 heures », etc. Ensuite, vous devrez prendre en compte le stockage des données qui n’étaient pas prévues dans votre maquette. Si vous n’instaurez pas de règles sur ces informations, elles seront enregistrées de façon anarchique. Elles ne serviront à rien au fil du temps, car elles seront difficiles à récupérer.

Tous les membres ayant accès à la base de données doivent être formés

Tous les membres habilités à mettre à jour les données doivent absolument être formés aux procédures et aux règles que vous avez instaurées. Quant aux bénévoles qui ne sont pas autorisés à y toucher, ils doivent être informés concernant les personnes habilitées.

Le responsable de la base de données contrôle l’intégrité des données

Le responsable de la base de données doit faire une analyse régulière des informations enregistrées pour déceler d’éventuelles erreurs commises. Il doit donc :

• Vérifier les adresses courriel erronées, car on ne peut pas envoyer un e-mail sur ces adresses.
• Vérifier les adresses courriel des personnes décédées.
• Vérifier les adresses courriel dupliquées, car elles doivent être fusionnées.

Identifiez les personnes qui commettent souvent des erreurs sur la base de données

L’identification des personnes qui commettent souvent des erreurs sur la base de données ne doit pas être faite pour les réprimander. Cette étape est essentielle pour pouvoir les former davantage. Si les erreurs sont toujours nombreuses après les formations, il est conseillé de ne plus autoriser cette personne à modifier la base de données.

N’oubliez jamais de mettre à jour régulièrement votre base de données

La base des membres est essentielle pour une association. Si elle n’est pas bien gérée, c’est l’association qui en pâtira. Vous devez alors mettre à jour régulièrement cette base. Sollicitez vos membres pour qu’ils vérifient leurs informations et qu’ils vous contactent en cas de changement. L’enregistrement de nouveaux adhérents doit être l’occasion de rafraîchir votre base de données.

N’oubliez pas de sauvegarder vos données

En employant un logiciel, vous serez certain que les renseignements que vous avez enregistrés et qui sont déjà stockés sont bien sauvegardés. Si vous employez un fichier Excel, vous pouvez également exporter régulièrement votre base de données « hors ligne ».

Sécurisez votre mot de passe pour éviter les problèmes

Il est fortement déconseillé de partager votre mot de passe. Sensibilisez tous vos membres pour qu’ils n’autorisent personne à employer leur compte. Pensez également à changer régulièrement votre mot de passe. Enfin, si une personne vient à quitter votre association, n’oubliez pas de désactiver son compte et de la bloquer sur votre base de données.